Si llega el momento en que no puedes asistir a la oficina y debes continuar con tus actividades laborales, queremos que estés preparado. Es necesario establecer una estructura que permita mantener a todo el equipo de trabajo conectado y continuar con las actividades a distancia. Afortunadamente las tecnologías existentes como el software de colaboración y acceso remoto, permiten realizar un trabajo remoto eficiente.
Ahora más que nunca, después de que la OMS clasifica al coronavirus (COVID-19) como pandemia; más empresas están introduciendo trabajo remoto para sus empleados. Por esta razón, ahora es el mejor momento para comenzar a planificar y establecer los protocolos del trabajo en casa.
Todos nos encontramos en el mismo barco, así que en ISL Online recientemente hemos preparado un plan de acción. De hecho, tenemos años de experiencia con el teletrabajo y home office, ya que una parte de nuestro equipo trabaja regularmente desde diferentes puntos del mundo. Desde entonces, pudimos actualizar y ampliar nuestras políticas ya existentes y estamos felices de poder compartir nuestra experiencia.
Puesta en práctica del teletrabajo
Para comenzar, si te gusta ISL Online y ya tienes una política de teletrabajo, debes tomar eso como base y actualizarlo. En cambio, si nunca se ha practicado el trabajo a distancia o desde casa, se puede comenzar ahora mismo, permitiendo que el personal labore de forma remota. Así se irá aprendiendo de sus puntos débiles pudiendo resolverlos con tiempo.
Especificar las pautas y reglas
Establecer y comunicar de forma clara las reglas y los procesos que deben seguirse cuando se trabaje desde casa. Definir razones y situaciones que exigen esta condición, establecer expectativas sobre las horas de trabajo, determinar la manera en que los empleados informarán sobre el progreso de su trabajo y decidir el día y la hora para realizar reuniones de seguimiento obligatorias para responsabilizar a los empleados remotos por sus objetivos y plazos.
Proveer equipo y asegurar conexión a internet
Asegúrate de que todo el personal cuente con herramientas de trabajo en casa, equipos, auriculares, acceso a internet de calidad, etc. todo en función a las actividades que cada uno tenga a cargo.
Si se piensa trabajar de forma remota durante un periodo de tiempo limitado en respuesta a la emergencia ocasionada por el Coronavirus; no necesitas un equipo de primer nivel. Incluso un equipo de segunda mano será bastante útil, ya que sólo será utilizado para conectarse de forma remota a un equipo en la oficina, a través de tecnología de acceso remoto (a continuación, explicamos como). Necesitarás una conexión a internet confiable y rápida. Recomendamos evitar trabajar en equipo portátil simple, y en cambio conectar periféricos externos más cómodos como mouse, teclado y monitor.
Organizar el acceso desatendido en los equipos de la oficina
Instala el software de acceso remoto en los equipos de la oficina, para que se puedan ser accesibles desde cualquier parte del mundo. Elige un proveedor de acceso remoto confiable y seguro, que no te facture en función de la cantidad de cuentas de usuario o instalaciones en estaciones de trabajo. Te recomendamos tecnologías basadas en la nube y compatibles con dispositivos móviles.
¿Cómo configurar un acceso remoto desatendido para teletrabajo o home office?
Acceso seguro a través de RDP sin usar VPN
No tienes que configurar una VPN para poder hacer uso de RDP sin riesgos a través de internet. ISL Online te permite enrutar fácilmente las sesiones del protocolo de escritorio remoto de Microsoft o Secure Shell (SSH) mediante un túnel seguro y conectarse a computadoras desatendidas en la red de oficina sin cambios o reglas adicionales en el firewall. Lo mejor es que esta configuración apenas te llevará un par de minutos.
¿Cómo configurar los túneles de escritorio remoto?
Fomentar la colaboración y comunicación en equipo
Por naturaleza, las personas son seres sociales, por tanto, es importante mantener al equipo conectado y en contacto. Planificar reuniones en equipo por conferencias telefónicas una vez por semana. Proporcionar herramientas de comunicación y colaboración para mejorar la participación en proyectos conjuntos, así como reuniones puntuales individuales para promover el intercambio de ideas siempre que sea necesario. Si ya estás utilizando el software de ISL Online en su empresa, además de soluciones de soporte y acceso remoto, puedes integrar sin costo adicional soluciones para realizar video llamadas, conferencias y conversaciones vía chat, que además puedes publicar en tu sitio web.
Mantener la confianza
Al estar físicamente en diferentes ubicaciones, el trabajo a distancia trae consigo una dinámica diferente a la de oficina. Inevitablemente se pierde en cierta medida el control común del personal. Es por eso es sumamente importante seguir los ritmos y rituales existentes a los que se esta habituado en la oficina, a través de reuniones regulares, llamadas, y chats. Informar del progreso, para que se sepa en que se está trabajando individualmente. También se puede procurar usar los mismos canales de comunicación para hacer alguna broma ocasional y relajarse unos minutos. Es importante superar la ansiedad inicial y generar un sentido de confianza recíproca con todo el equipo.
Mantener la comunicación con el departamento de Recursos Humanos
Si el teletrabajo se extiende por más tiempo del estimado; discutir con su departamento de recursos humanos en relación a los términos contractuales de los empleados le puede ayudar a establecer normas que deberán cumplirse para mantener el control de la operación.
Un último consejo, al trabajar desde casa se puede optar por buscar el lugar más apropiado y tranquilo. Debes sentirte cómodo, mantener la concentración en las actividades y evitar al máximo las distracciones. De hecho, algunas investigaciones realizadas en área del teletrabajo afirman que la productividad del empleado puede incluso superar a la del trabajo en oficina.
Acerca de ISL Online
ISL Online es pionero en la industria de software para escritorio remoto. Desde 2003, ISL Online ofrece soluciones de control remoto a profesionales de TI y técnicos de asistencia remota en +100 países, con una destacada participación en el mercado de Japón. Distribuido a través de la nube o localmente, ISL Online permite a los usuarios acceder y controlar equipos con Windows, Mac y Linux, así como dispositivos móviles para proporcionar soporte técnico ad hoc y administración remota.
Si tienes alguna duda, contáctanos vía chat en www.islonline.com ¡Estaremos encantados de atenderte!.
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